Zásady ochrany osobních údajů

Oblast platnosti: SaaS platforma, webové stránky, e-learning a revizní služby FireBuddy.

Tento dokument poskytuje kompletní a transparentní informace o tom, jak společnost provozující digitální platformu FireBuddy (dále jen „Správce“) shromažďuje, zpracovává, uchovává a chrání osobní údaje uživatelů, zákazníků, revizních techniků a zástupců firem.

1. Identifikace správce osobních údajů

Správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 nařízení GDPR je provozovatel platformy FireBuddy:

• Společnost: FireBuddy s.r.o.
• IČO: 24527301
• DIČ: CZ24527301
• Sídlo: Kurzova 2222/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5
• E-mail pro záležitosti GDPR: gdpr@firebuddy.cz
• Telefon: +420 601 170 075

2. Rozsah a kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává pouze osobní údaje nezbytné pro řádné poskytování SaaS softwaru, e-learningu a souvisejících služeb v oblasti požární ochrany (PO):

• Identifikační údaje: jméno, příjmení, titul, název společnosti/firmy, IČO, DIČ, číslo osvědčení OZO/TPO/revizního technika.
• Kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo, doručovací a fakturační adresa, sídlo podnikání.
• Fakturační a transakční údaje: bankovní spojení, čísla účtů, historie objednávek, záznamy o platbách a vystavených daňových dokladech.
• Technická a logovací data: IP adresa, soubory cookies, typ prohlížeče, operační systém, čas a časové razítko přihlášení, systémové logy a auditní stopy provozu aplikace.
• Provozní a provozovenské údaje: údaje o evidovaných objektech, adresy provozoven, přiřazení odpovědných osob za PO a historie provádění revizních prohlídek.

3. Účely a právní základy zpracování

Zpracování osobních údajů probíhá výhradně na základě zákonných právních titulů stanovených v čl. 6 odst. 1 GDPR:

1. Plnění smlouvy a poskytování služby (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): zřízení a správa uživatelského účtu, generování revizních protokolů, zpřístupnění SaaS licencí a e-learningu.
2. Plnění zákonných povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): vedení účetnictví, vystavování daňových dokladů dle zákona o DPH a plnění archivačních povinností.
3. Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): zajištění bezpečnosti systému, ochrana před zneužitím, přímý marketing stávajícím zákazníkům a interní analytika.
4. Zasílání newsletterů a obchodních sdělení (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): zasílání novinek, legislativních aktualit a marketingových nabídek nezákazníkům na základě uděleného souhlasu.

4. Doba uchování dat a archivační režim

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování nebo dle požadavků platných právních předpisů ČR:

• Trvání smluvního vztahu: po celou dobu trvání licence, poskytování služby nebo aktivity uživatelského účtu.
• Účetní a daňové doklady: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH).
• Marketing a souhlasy: do odvolání souhlasu nebo maximálně po dobu 3 let od udělení.

Zachování a archivace údajů po skončení služby (vypovězení smlouvy)

Po ukončení nebo vypovězení smlouvy ze strany uživatele dochází k ukončení aktivního zpracování provozních dat. Z důvodu plnění zákonných požadavků, doložitelnosti provádění požární ochrany (v souladu s vyhláškou č. 246/2001 Sb.) a obhajoby právních nároků zůstávají systémové údaje a auditní záznamy i po skončení služby uloženy v izolovaném archivu.

Tato data jsou uchovávána v šifrovaném a nikomu běžně nepřístupném režimu. Z tohoto pasivního archivu je možné údaje znovu vytáhnout a zpřístupnit výhradně v případě, že o to oficiálně zažádá příslušný státní orgán (např. orgán státního požárního dozoru HZS, Policie ČR, soudy či orgány činné v trestním řízení).

5. Příjemci osobních údajů a předávání třetím stranám

Správce předává osobní údaje pouze schváleným zpracovatelům na základě písemných smluv o zpracování osobních údajů (DPA), které garantují stejnou úroveň ochrany dat. Všechna hlavní data jsou uchovávána na serverech v rámci Evropské unie (EU).

6. Práva subjektů údajů

Dle kapitoly III nařízení GDPR máte jako subjekt údajů následující garantovaná práva:

• Právo na přístup k údajům (čl. 15 GDPR): právo získat potvrzení, zda jsou vaše údaje zpracovávány, a získat jejich kopii.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR): právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.
• Právo na výmaz / právo být zapomenut (čl. 17 GDPR): právo na vymazání údajů, pokud již nejsou potřebné nebo pokud odvoláte souhlas (vyjma údajů, které držíme na základě zákonné povinnosti nebo archivního režimu pro státní orgány).
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR): právo požadovat dočasné blokování zpracování dat.
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR): právo získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (JSON/CSV/PDF).
• Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR): právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu nebo pro účely přímého marketingu.
• Právo podat stížnost: právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

7. Zabezpečení dat a kontakt

Správce deklaruje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů (šifrování dat při přenosu i uložení, řízení přístupových práv, zálohování a ochrana před neoprávněným přístupem).

Svá práva můžete uplatnit zasláním žádosti na e-mailovou adresu gdpr@firebuddy.cz. Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů od doručení.